Projet de loi 96 : que faut-il traduire ?

Depuis l'adoption du projet de loi 96, de nombreux dirigeants d'entreprise reçoivent des avis de leur équipe juridique ou RH : il faut mettre à jour la documentation de l'entreprise. Mais concrètement, qu'est-ce que cela signifie ? Quels documents sont touchés, et dans quel ordre les traiter ?

Ce guide pratique répond directement à la question : pour la projet de loi 96 traduction, voici ce que la loi oblige réellement.

Les documents visés par une obligation directe

La Loi 96 ne mise pas sur une liste exhaustive de documents — elle pose un principe : le français est la langue normale du travail au Québec. Ce principe se traduit par des obligations concrètes dans trois catégories principales.

Contrats de travail individuels

C'est l'obligation la plus immédiate et la plus claire. Tout contrat individuel signé avec un employé dont le lieu de travail est au Québec doit être rédigé en français en premier. L'employé peut ensuite demander une version dans une autre langue, mais ce choix lui appartient et doit être documenté.

Sont visés :

• Lettres d'offre d'emploi
• Contrats à durée déterminée ou indéterminée
• Avenants et modifications contractuelles
• Clauses de non-concurrence et de confidentialité intégrées au contrat

Politiques et documents RH internes

Tout document qui régit la relation de travail entre l'employeur et ses employés québécois doit être disponible en français. Cela inclut notamment :

• Manuel d'employés et règlement interne
• Politiques de télétravail, de présence et d'assiduité
• Formulaires d'évaluation de rendement
• Codes de conduite et politiques disciplinaires
• Politiques sur le harcèlement et les signalements

Affichage et communications de masse

La Loi 96 renforce les exigences en matière d'affichage. Les communications affichées dans les locaux de l'entreprise (tableaux d'affichage, signalisation interne, notices de sécurité) doivent être en français. Les communications envoyées à l'ensemble du personnel québécois — qu'il s'agisse de courriels d'entreprise collectifs, d'infolettres internes ou de rapports annuels aux employés — doivent également respecter cette exigence.

Les documents qui ne sont pas automatiquement visés

Il est utile de préciser ce que la Loi 96 n'oblige pas directement à traduire, afin d'éviter une panique documentaire disproportionnée.

• Les communications spécifiques à un employé anglophone : si un employé travaillant au Québec demande à communiquer en anglais, l'employeur peut accéder à cette demande dans les échanges qui lui sont directement adressés.
• Les documents destinés à des partenaires ou clients hors Québec : un contrat B2B avec un fournisseur ontarien n'est pas assujetti à l'obligation de traduction vers le français.
• Les documents de travail internes rédigés par des employés : un rapport interne rédigé en anglais par un employé reste permis, à condition que ce ne soit pas une politique de l'employeur d'imposer l'anglais.

La nuance est importante : c'est la direction du flux qui compte. Ce que l'employeur fournit à ses employés québécois doit être en français. Ce que les employés produisent dans le cadre de leur travail relève d'une appréciation plus contextuelle.

Comment établir l'ordre de priorité

Avec un volume potentiellement important de documents à réviser, la première étape est de trier, pas de tout traduire en même temps. Voici la grille de priorité recommandée.

Priorité 1 — Risque légal immédiat : Contrats de travail en cours de signature, offres d'emploi actives, clauses de non-concurrence. Ces documents engagent directement la responsabilité légale de l'employeur. Priorité 2 — Documents de gestion courante : Manuel d'employés, politiques RH fréquemment citées, formulaires d'évaluation utilisés régulièrement. Leur impact sur la conformité quotidienne est élevé. Priorité 3 — Révision du stock existant : L'ensemble des documents actifs dans les systèmes RH qui n'ont pas encore été mis à jour. C'est un travail de fond qui peut s'étaler sur plusieurs mois selon le volume.

Pour une analyse complète des obligations et délais qui s'appliquent à votre entreprise, consultez notre guide complet de conformité Loi 96.

Si vos documents comportent des clauses juridiques complexes — confidentialité, arbitrage, droit applicable —, nos traducteurs spécialisés en traduction juridique peuvent les traiter avec la rigueur terminologique requise.

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FAQ

Est-ce que tous les contrats existants doivent être retraduits immédiatement ?

Non — les contrats déjà signés ne doivent pas être refaits rétroactivement, sauf si l'employé en fait la demande. En revanche, tout nouveau contrat ou tout avenant signé après l'entrée en vigueur des dispositions pertinentes doit être en français.

La traduction automatique (comme DeepL) est-elle suffisante pour la conformité Loi 96 ?

Non. La Loi 96 ne prescrit pas un niveau de qualité spécifique, mais des documents comportant des erreurs terminologiques ou juridiques peuvent créer des ambiguïtés dans l'interprétation des obligations des parties. Pour les documents contractuels et réglementaires, une traduction professionnelle relue par un spécialiste est fortement recommandée.

Quels sont les risques si on oublie un document ?

L'OQLF peut enquêter sur plainte ou de sa propre initiative. Un document non conforme peut donner lieu à une mise en demeure, puis à une amende si la situation n'est pas corrigée dans les délais impartis.